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如何才能用好Email?Tag: Email 70

Email的重要性我就懒得废话了, 事实上我们都是靠email过活的, 那么要怎样才能高效的使用它呢?
我先扔几块砖头出来, 大家来补充吧

坏习惯包括:
1. 滥用Reply All功能(又称Reply All综合症) - 相当的人对此比较反感
2. 不压缩庞大的附件 - 想想你收到一个有18MB之巨的Word附件的感觉吧, 特别是你本来邮箱空间就告急的时候
3. 和邮件内容毫无提示作用的Subject - 这样的subject对应以后的邮件查找没有一点帮助
4. 过长的邮件内容, 却在最不起眼的地方提出需要收件人回答的问题 - 收件人很可能错过问题, 或者压根懒得看完
5. 大量的拼写错误 - 写出这样的邮件只能是不专业的表现, 如果是内部邮件还好说, 如果是发给客户的邮件就...
6. 大量的缩写 - 新teammember会模不着头脑

好习惯包括:
1. 刚到新公司的时候, 了解公司对于Email使用的policy
2. 谨慎使用mail list, 不要把你租房信息/farewell mail发给全世界的同事
3. 花心思撰写通俗好懂且简短的mail, 在mail的开头就清楚的提出你的要求或问题
4. 使用Outlook的spell check功能, 或者在sent之前习惯性的按F7
5. 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据
6. 在转发很长的邮件的时候, 请对要转发的邮件内容进行概括
7. 如果要发送大容量的附件, 最好把要该附件上传到某个file share, 然后在邮件中给出link
8. 如果告诉别人某个event的时间和地点, 请不要用mail而是使用calendar
9. 尽量不要在邮件中包括花哨的背景图片或者巨大的签名档. 事实上, 使用simple text是最好的选择.
10. 请假之前, 使用"Out of office assistant"
11. 转发Junk邮件时, 把重要性设为Low

个人的邮件管理
1. 时刻注意邮箱的容量, 删除不必要的邮件. 如果把邮件下载到本地:1) 注意备份你的pst文件(否则HD坏了所有邮件丢失,就哭都来不及了) 2)根据MS的建议, 每个pt的大小不要超过1G, 如果接近1G就换个新的pst文件
2. 不要在你的inbox里面堆积上千封没有整理的mail, 简单的按"From"来分组也是不高效的, 应该使用folder+flag来管理
3. 如果使用outlook, 记得使用flag功能, 用不同颜色表示不同意义
4. 学习GTD方法, 找到适合你工作性质的邮件管理方式

杂谈:
1. Email是重要的沟通工具, 但是请注意它不能取代电话沟通或者面对面的交谈
2. Email可以作为官方文档和法律依据